Zona Xtra Miles Hexagon City - April's Diary | Stories of My Journey

Yeay, pekan ini para Hexagonia sudah masuk pada Zona X-tra Miles. Apakah itu? Zona X-tra miles adalah zona dimana kami para Hexagonia perlu untuk meningkatkan performance demi kebutuhan Project Passion. Yas, memang kalau ditarik ke belakang aktivitas kami untuk Project Passion tidak terlalu butuh effort yang sangat tinggi, santai namun pasti.

Tetapi pada pekan ini, aku pikir bukan hanya aku saja yang merasakannya, teman-teman satu Co-Housing (team) bahkan mungkin seluruh Hexagonia bisa dikatakan ‘oleng’ mabuk/tsunami informasi dan nggak tahu harus memulai dari mana dan apa yang harus dikerjakan lebih dahulu. Meskipun begitu, menurutku ini adalah pengalaman dan petualangan yang sangat seru. Tetap Semangat! Go a head!

LIVE Founding Mother

Hari Rabu, 3 Desember 2020 pukul 20.00 WHP atau setara WIB, Ibu Septi Peni selaku founding mother Hexagon City, mengadakan LIVE di Facebook Group untuk menyampaikan materi di Zona X. 

Agenda yang dibahas, diantaranya:

1. Knowledge Management Zona 4E
2. Team Check-in and Icebreaker
3. Affinity Diagram
4. Summary and Action Items

REVIEW ZONA 4E

Knowledge Management Zona 4E

Pada sesi ini, founding mothers membuat review jurnal Hexagonia pada Zona sebelumnya, yaitu  4E. Hexagonia mengumpulkan aktivitas (dilakukan secara pribadi dan kelompok) untuk mengidentifikasi aktivitas apa saja selama di Hexagon City yang masuk aktivitas ENJOY. Jika mata kita berbinar, energi tak pernah habis mengerjakan hal tersebut, maka aktivitas tersebut masuk ke dalam kategori ENJOY.

Kemudian founding mother mengajak Hexagonia untuk melihat, apakah ketika ada tantangan di bidang tersebut kita tidak akan menyerah, selalu tahan mencari jalan keluarnya, dan selalu mendapatkan cara mengatasinya, maka masukkan ke dalam kategori EASY. 

Ketika kita mampu menikmati aktivitas yang kita lakukan, muncul internal motivation bahwa harus mengerjakannya, tidak perlu dikejar-kejar teman atau leader, mudah melakukannya, konsisten menambah jam terbang hingga hasilnya bagus, berkembang sesuai harapan atau bahkan di atas harapan, maka masukkan ke dalam kategori EXCELLENT. 

Selanjutnya kita cek dulu tahap lanjutannya. Kita akan lihat sisi produktivitas di kegiatan yang kita tekuni di Project Passion, apakah membuat kita aktif berkarya? Bukan urusan menghasilkan uang atau tidak, tetapi aktif berkarya atau tidak. Jika ya, maka sudah masuk kategori EARN. 

Go to the X-tra Miles bisa diartikan mengerjakan sesuatu dengan cara yang lebih. Apa maksud dari pernyataan tersebut? Bahwa mengerjakan sesuatu dengan cara yang biasa, maka hasilnya akan biasa-biasa saja. Namun berbeda jika kita mengerjakannya “Extra Miles” maka kita juga akan mendapatkan hasil yang berlipat pula.

Apa yang selama ini kita lakukan, kita rasakan biasa-biasa saja? Kita akan menambahkan satu hal lagi yang membuat kita menjadi extraordinary (luar biasa). Kita akan mengubah aktivitas-aktivitas kita di Project Passion pada zona X dengan extra miles, tambah satu lagi yang berbeda.

Insanity is doing the same thing over and over again and expecting different results. - Albert Einstein -

Diskusi Team 

Di Co-Housing kami hampir setiap hari melakukan diskusi melalui aplikasi chat WhatsApp Group Messenger selain itu kami juga melakukannya melalui aplikasi Zoom Meeting di setiap pekannya (hari Sabtu pukul 13.00 WIB), ngobrol online melalui Zoom Meeting ini memang terasa berbeda daripada hanya chat di WAG.

Pertemuan yang berdurasi minimal satu jam ini, biasanya kami gunakan untuk  membahas berbagai hal, mulai dari membahas jurnal hingga sharing perihal yang bersifat pribadi. Alhamdulillah, semua tetap semangat dan bahagia menjalani peran sebagai Hexagonia meskipun tidak sedikit dari kami merasakan apa yang saya tulis pada paragraf sebelumnya. 

Sesuai dengan Project Passion kami yaitu mengadakan pelatihan online baik gratis maupun berbayar yang bertepatan pada bulan ini (milestone kedua) dan membutuhkan dukungan dana dari kota, maka ada beberapa tahapan atau proses yang harus dilalui, yaitu Pitching Day. 

Pitching Day

Pitch Day merupakan Event Kota dalam mempresentasikan Project Passion kepada seluruh Hexagonia guna mencari dukungan yang dibutuhkan. Latar Belakang diadakannya Pitch Day di Hexagon City adalah Project Passion yang sedang dijalankan oleh Hexagonia membutuhkan banyak dukungan solusi agar project passionnya terwujud, sehingga perlu untuk melaksanakan Pitch Day.

Salah satu dukungan yang kami (Co-House) butuhkan adalah dukungan dana. Dukungan dana ini hanya akan diberikan kepada Co-House yang mengikuti proses pitching. 

Lantas apa yang harus dilakukan saat Pitch Day? Salah satunya adalah dengan mengisi Form Pendaftaran dari Gubernur Hexa Bank. Form ini ditujukan untuk mendapatkan data dari Co-Housing yang memang memerlukan dukungan dana. Setelah Pitch Day selesai, maka tahapan selanjutnya adalah para Co-Housing yang sudah melakukan pendaftaran melakukan Pitch Deck.  

Pitch Deck adalah sebuah presentasi singkat yang menjelaskan gambaran umum mengenai rencana bisnis. Jadi kita bisa mempresentasikan proyek passion kita kepada seluruh Hexagonia. Ada beberapa hal yang perlu disampaikan dalam Pitch Deck ini, diantaranya:

1. Latar belakang dan Tujuan membuat Project Passion
2. Visi Misi dari dari Proyek 
3. Gambaran Produk (di sini kita diminta untuk menuliskan gambaran produk secara jelas dan mudah dipahami)
4. Target Market 
5. Rencana Usaha yang sudah disusun agar project dapat berjalan
6. Rencana Anggaran dari project tersebut

Setelah mendapat arahan tersebut, maka kami melakukan diskusi melalui Zoom Meeting pada Sabtu, 5 Desember 2020 terkait Pitch Deck ini. Sungguh sangat mencengangkan, semua serba harus dilakukan secepat mungkin dengan durasi waktu selama kurang lebih seminggu, karena Minggu, 13 Desember 2020 materi Pitch Deck harus segera terkumpul. 

Dan kami pun segera berbagi tugas pada masing-masing bab agar segera terselesaikan. Alhamdulillah, materi Pitch Deck selesai tepat waktu meskipun banyak drama yang kami lalui saat itu.

Salah satunya adalah saat proses memasukkan audio ke dalam video, permasalahan pertama ternyata audionya belum bisa terconvert ke dalam MP3 sedangkan waktu tersisa hanya 4 jam dari deadline yang ditentukan. Tidak sampai di situ, setelah audio berhasil terconvert ke dalam MP3 ada drama baru lagi, yaitu ternyata durasi audio tidak pas dengan video (terlalu panjang).

Sehingga PIC video mau nggak mau harus mengganti audio dengan durasi yang lebih pendek agar bisa masuk/menyatu dengan durasi video. Esok harinya ada kabar mengejutkan lagi tentang alur presentasi Pitch Deck, yang kupikir tadinya presentasi dilakukan di FBG dengan menayangkan video yang telah kami setor pada pihak Gubernur Bank di drive kemarin melalui admin yang telah ditunjuk oleh pihak setempat, nyatanya kami perwakilan dari Co-House yang harus menayangkan langsung. 

Kaget pastinya, karena informasi yang didapat beberapa menit sebelum kami mulai mempresentasikan kepada Tim City Leader dan para Hexagonia. Apalagi di Qatar masih pukul 06.00, wuih seru deg-degan. Setelah masuk di Zoom Meeting, ternyata masing-masing perwakilan Co-House yang membuka file mereka sendiri dan presentasi langsung.

Aku perhatikan banyak yang mengalami kendala, misalnya saja materi tidak dapat dibuka, video presentasi tidak bisa diputar dan masih banyak kendala teknis lainnya. Termasuk kami perwakilan dari Tim Desain 1 Hexa Palette Studio tidak dapat menayangkan video yang sejak tadi sudah kupersiapkan, loading lama dan akhirnya kami terpaksa mempresentasikan secara manual. It,s Okay! 

Impact Effort Matrix

Impact Effort Matrix sangat membantu tim untuk me-manage waktu dan peran agar bisa mencapai goals project passion secara efektif dan efisien. 

Dalam pemaparan founding mothers, kuadran Impact Effort Matrix digambarkan dengan nama yang berbeda, namun intinya adalah sama. Yaitu tentang pengaruh aktivitas, effort dan impact/dampak dari yang kita lakukan.

Quick win → Low effort high impact

Merupakan kuadran untuk perbaikan yang terlihat memberi dampak besar, memiliki manfaat langsung dan bisa dilakukan dengan cepat namun tidak memerlukan effort besar.

Bagaimana caranya? Perlu latihan dengan memunculkan ide-ide baru. Misalnya biasanya mengerjakan sesuatu mepet deadline, maka me-manage waktu agar tidak mepet deadline. 

Major project → High effort high impact

Kuadran untuk aktivitas inti yang memerlukan upaya besar dan tentu memberi dampak yang besar pula bagi diri sendiri, Co-Housing dan Project Passion.

Ide-ide / aktivitas-aktivitas yang tidak pernah kita lakukan dengan berbagai macam alasan, misalkan sibuk, tidak bisa menambahkan aktivitas lagi. Coba hilangkan alasan, paksakan diri untuk menambah satu lagi.

Fill in → low effort low impact

Kuadran untuk aktivitas yang baru dan belum pernah dikerjakan, dimana aktivitas ini memberi dampak yang kecil dan tidak butuh effort yang tinggi dalam mengerjakannya, namun jika kita memasukkannya akan memberi progress.

Beberapa pekerjaan yang tidak bisa kita hindari. Ketika kita kerjakan dalam kondisi lelah pun bisa. Biasanya hanya untuk menggugurkan kewajiban. Apabila ada yang masuk kategori ini, perlu menaikkan lagi usaha sehingga kegiatan tersebut masuk ke sisi yang berbeda, yaitu agar low effort, high impact.

Thankless task → high effort low impact

Merupakan kuadran apabila performance kita berada pada aktivitas dengan upaya yang besar namun dampaknya sangat kecil bahkan mungkin nyaris tidak ada, baik untuk diri sendiri maupun Co-Housing terlebih Hexagon City, sehingga memungkinkan munculnya frustasi. 

Identifikasi kegiatan-kegiatan kita. Apabila ada yang masuk kategori ini, segera hentikan, kemudian pindah ke kuadran lain.

Langkah-langkah untuk mengisi kuadran tersebut di atas adalah:

1. Siapkan sticky notes, tulis aktivitas-aktivitas yang ada di Project Passion selama ini, kemudian tulis ide-ide apa saja yang perlu kita lakukan dengan X-tra Miles.
2. Apakah aktivitas dan ide tersebut masuk kategori Major Project, Quick Win, Fill In, atau Thankless Task? 

Berikut adalah kuadran Impact/Effort Matrix pribadi:

Sementara itu, berikut adalah matriks Xtra Miles team. Jadi ini dalah penggabungan beberapa peran/aktivitas yang dipilih oleh setiap member dan beberapa ide-ide Xtra Miles yang bisa kita gunakan untuk Co-Housing kita pada zona ini agar Project Passion melaju dengan cepat dan berbeda.